Kasa fiskalna online: kto ma obowiązek stosowania kasy fiskalnej

To, czy musisz mieć kasę fiskalną, zależy od dwóch rzeczy: czym handlujesz lub jaką usługę świadczysz oraz ile sprzedajesz osobom prywatnym. Część branż ma obowiązek stosowania kasy od pierwszej sprzedaży, inni przedsiębiorcy mogą jeszcze przez pewien czas korzystać ze zwolnienia. Poniżej wyjaśniamy po kolei, kogo kasy fiskalne dotyczą, jak liczyć limit i co zrobić po jego przekroczeniu.

Kasa fiskalna online to jeden z czterech rodzajów kas, obok kas z kopią i kas wirtualnych

Przepisy przewidują cztery rodzaje kas fiskalnych: kasy online, kasy z elektronicznym zapisem kopii, kasy z papierowym zapisem kopii oraz kasy wirtualne, czyli działające w formie oprogramowania. Dwie środkowe grupy to tak zwane kasy tradycyjne. Wirtualna kasa fiskalna nie jest osobnym urządzeniem, tylko programem, natomiast kasy fiskalne online stosowane w sklepach i punktach usługowych łączą się z systemem skarbówki przez internet.

Te rodzaje kas różnią się przede wszystkim sposobem przechowywania danych i kontaktu z urzędem. Kasy online łączą się z Centralnym Repozytorium Kas i same przekazują informacje, a kasy tradycyjne zapisują kopię paragonu na papierze lub w pamięci elektronicznej. W praktyce to właśnie w przypadku kas online formalności jest najmniej, o czym piszemy dalej.

Obowiązkowa kasa fiskalna online dotyczy m.in. mechaników, taksówkarzy, alkoholu i usług prawnych

Są sprzedawcy, których żadne zwolnienie nie obejmuje. Jeśli Twoje towary lub usługi są objęte bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania, musisz mieć kasę fiskalną niezależnie od wysokości obrotu. Dotyczy to między innymi:

• przewozu osób taksówkami,
• naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów – stąd często spotykane hasło „kasa fiskalna online dla mechaników”,
• doradztwa podatkowego,
• sprzedaży wyrobów tytoniowych (poza pokładami samolotów) oraz napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%.

Ze zwolnienia nie korzysta też sprzedaż komputerów stacjonarnych i przenośnych, laptopów, tabletów, urządzeń peryferyjnych i konsol do gier. Kto handluje takim sprzętem, powinien od początku prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Do tej listy dołączyły kancelarie. Od 1 lipca 2021 r. obowiązek posiadania kasy online objął także podmioty świadczące usługi prawne. Jeśli prowadzisz taką działalność, musisz posiadać kasę fiskalną online, nawet gdy klientów jest niewielu.

Zwolnienie z kasy fiskalnej przysługuje do 20 tys. zł obrotu i obowiązuje do końca 2027 roku

Pozostali przedsiębiorcy mogą korzystać ze zwolnienia podmiotowego. Limit wynosi 20 tys. zł rocznego obrotu ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Liczy się więc tylko sprzedaż dla konsumentów i tej grupy rolników, a nie cały przychód firmy.

Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, limit liczysz od wartości sprzedaży netto, czyli bez podatku. Nowy podatnik jest zwolniony z kasy, jeśli przewiduje, że udział sprzedaży zwolnionej przekroczy 80% w pierwszych sześciu miesiącach działalności. Przy zakładaniu firmy warto to oszacować razem z innymi obowiązkami, o których piszemy w tekście o tym, jak wygląda rozliczenie PIT dla JDG.

Osobna sytuacja dotyczy firm, które sprzedają wyłącznie innym firmom. W jednej z interpretacji indywidualnych organ uznał za prawidłowe stanowisko, że przy sprzedaży tylko na faktury VAT dla przedsiębiorców nie ma obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Pamiętaj jednak, że interpretacja dotyczy konkretnego wnioskodawcy.

Ważna data: zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej obowiązują do 31 grudnia 2027 roku. Kasa fiskalna w 2026 roku nadal nie jest więc obowiązkowa dla każdego, ale osoby korzystające ze zwolnienia powinny planować zmiany z wyprzedzeniem.

Po przekroczeniu limitu masz dwa pełne miesiące, zanim kasa fiskalna stanie się obowiązkowa

Zwolnienie nie znika w dniu, w którym przekroczysz 20 tys. zł. Wygasa po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit przekroczono. Przykładowo: jeśli przekroczenie nastąpiło w marcu, zwolnienie obowiązuje jeszcze w kwietniu i maju, a od czerwca musisz prowadzić ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej i wydawać paragony fiskalne.

Przy liczeniu limitu bierz pod uwagę wyłącznie sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych. Ten czas warto wykorzystać na zakup kasy i przygotowanie stanowiska, żeby od pierwszego dnia obowiązku każdy paragon był wydawany prawidłowo.

Kasy fiskalne online rejestrują się same, a kasę tradycyjną trzeba zgłosić do urzędu skarbowego

Największa wygoda kas online to brak papierów. Kasy online fiskalizują się automatycznie i nie trzeba ich zgłaszać do naczelnika urzędu skarbowego. Urządzenie samo przesyła do Centralnego Repozytorium Kas dane o sobie i właścicielu, a następnie otrzymuje numer ewidencyjny.

Inaczej jest przy kasie rejestrującej tradycyjnej, z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii. Tu obowiązują terminy:

1. kasę trzeba zgłosić do urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od fiskalizacji,
2. zawiadomienie o nadaniu numeru ewidencyjnego przychodzi najpóźniej w ciągu 30 dni od złożenia wniosku,
3. na odwołanie od decyzji o nadaniu numeru przysługuje 14 dni od otrzymania zawiadomienia.

Przy kasie online cały ten etap odbywa się w tle, bo komunikacja z centralnym repozytorium jest automatyczna. Dla przedsiębiorcy oznacza to mniej terminów do pilnowania przy rozpoczęciu użytkowania kasy.

Ulga na zakup kasy fiskalnej online wynosi 90% ceny netto, ale nie więcej niż 700 zł

Przy zakupie kasy fiskalnej online przedsiębiorca może odzyskać część wydatku. Ulga na zakup kasy online wynosi 90% ceny netto, maksymalnie 700 zł na jedno urządzenie. Jeśli potrzebujesz kilku kas, limit liczy się osobno dla każdej z nich.

Warunek jest jeden, ale ważny: ewidencję na kasie online trzeba rozpocząć w ciągu 6 miesięcy od powstania obowiązku ewidencjonowania sprzedaży. Kto zwleka z uruchomieniem kasy dłużej, traci prawo do ulgi na zakup.

Z kasą wiąże się jeszcze jeden obowiązek. Przedsiębiorcy, którzy muszą używać kasy fiskalnej, mają obowiązek umożliwić konsumentom płatność bezgotówkową w każdym miejscu prowadzenia działalności. Do przyjmowania takich płatności przyda się konto firmowe lub prywatne – o tym, jakie prawa daje podstawowy rachunek płatniczy, piszemy osobno.

Podsumowując: jeśli działasz w branży z bezwzględnym obowiązkiem, musisz mieć kasę od razu. Jeśli nie, pilnuj limitu 20 tys. zł i daty końca zwolnień, a przy zakupie kasy online pamiętaj o terminie sześciu miesięcy, od którego zależy ulga.